In 3 stappen een Microsoft Teams beleid

Het is voor elke organisatie die met Microsoft Teams werkt belangrijk om een beleid op te stellen. Op die manier weet iedereen hoe ermee om moet worden gegaan en verklein je het risico dat er iets mis gaat.

Wij delen in het kort de 3 stappen met je om een Microsoft Teams beleid op te stellen.

Stap 1 – Stel algemene afspraken op

Het is belangrijk om in kaart te brengen:

• Wie een Microsoft Teams mag aanmaken;
• Indien niet iedereen een Microsoft Teams mag aanmaken, is er dan al een proces om een Microsoft Teams aan te vragen;
• Welke type teams er aanwezig zijn in jouw organisatie. Koppel hier teamtemplates aan;
• Welke namen er worden gegeven aan de Microsoft Teams. Wanneer iedereen hier dezelfde structuur voor gebruikt, is alles makkelijk terug te vinden;
• Ga na hoe je wilt omgaan met externen in Microsoft Teams. Laat je die zomaar toe of bouw je een controle in;
• Ga na welke applicaties medewerkers mogen toevoegen als tabblad.

Stap 2 – Met een uniforme werkwijze zet je de lijnen uit richting meer structuur

Naast de algemene afspraken is het ook belangrijk om te kijken hoe je deze nieuwe manier van werken door iedereen binnen de organisatie eigen kan laten maken. Dit is belangrijk voor het laten stijgen van de efficiëntie en productiviteit bij het gebruik van Microsoft Teams.

Denk hierbij aan:

• Wanneer er een e-mail wordt gestuurd en wanneer Microsoft Teams wordt gebruikt;
• Welk type communicatie via de chat plaatsvindt en welke via gerelateerde posts;
• Waar je organisatiebrede communicatie laat plaatsvinden. Is dat ook via Microsoft Teams of via een ander kanaal;
• Duidelijk maken wat de verwachtingspatronen zijn rondom virtueel vergaderen;
• Sta stil bij hoe je ervoor zorgt dat mensen zich gegarandeerd blijven focussen tijdens een vergadering;
• Hoe je omgaat met het delen en beheren van bestanden;
• Een duidelijk onderscheid maken tussen werkdocumenten en definitieve documenten.

Stap 3 – Waak over het beleid en evalueer/stuur bij waar nodig

Ook al worden er afspraken gemaakt, dat wil nog niet zeggen dat iedereen deze afspraken nakomt. Het bewaken hiervan is dus zeer belangrijk.

Zorg ervoor dat je:

• Alle afspraken op een centrale plaats neerzet zodat iedereen deze gemakkelijk kan terugvinden. Dit kan digitaal of offline;
• Duidelijk communiceert over het doel en de inhoud van het beleid;
• Een platform hebt waar mensen feedback kunnen geven over de afspraken;
• Een bestuur opricht waarin je alle taken verdeelt;
• Bijstuurt en actie neemt waar nodig.

(Vrij naar: https://www.wortell.be/blogs/checklist-teams-governance)