Stappenplan voor gemeenten: Veilig werken met data

Gemeenten krijgen in de huidige tijd niet alleen inzichten door kennis en ervaring, maar ook door data. Zo kunnen ambtenaren op basis van data betere beslissingen nemen. Waarschijnlijk ben jij als lezer werkzaam bij een gemeente en buig jij je over dit onderwerp. Hoe zet jouw gemeente de data bijvoorbeeld op een veilige manier in, zonder dat de privacy van werknemers en inwoners in het geding komt? Wij leggen uit hoe de ambtenaren binnen jouw gemeente op een informatieveilige manier omgaan met data.

Het onderbuikgevoel is passé

Data gebruiken bij het uitvoeren van werkzaamheden. Dat is kortgezegd de eenvoudige vertaling van datagedreven werken. Een ambtenaar handelt in zo’n geval niet op basis van onderbuikgevoel, maar baseert keuzes op basis van een dataset. Het is een bruikbaar middel bij het beantwoorden van complexe vraagstukken. Door de inzichten is een gemeente in staat om budgetten binnen afdelingen ieder jaar optimaal te verdelen of af te stemmen op basis van verwachte groei of krimp. Ook is het mogelijk om beleidsdoelen optimaal af te stemmen op de landelijke of provinciale doelstellingen.

Een gemeente zoekt ook steeds vaker naar datagedreven oplossingen voor vraagstukken op het gebied van energie, veiligheid, huisvesting en mobiliteit. Een voorbeeld hiervan is wifitracking in Amsterdam om de drukte te meten. Dit bleek een grote uitdaging wat betreft het waarborgen van de privacy.

Ter verduidelijking geven wij nogmaals een praktisch voorbeeld. Stel dat bewoners zich meerdere malen tot een gemeente wenden vanwege auto’s die te hard rijden binnen een bepaald gebied. Hierdoor ontstaan volgens de inwoners veel ongelukken. Bovendien gebeuren er volgens de bezorgde groep meer ongelukken in het specifieke gebied dan in andere delen van de gemeente. Data bieden uitkomst. Denk aan buurtgegevens van de gemeente en bijvoorbeeld ambulancemeldingen/politiebeelden die een beeld geven van waar problemen ontstaan op het gebied van verkeersveiligheid. Op basis van deze data neemt de gemeente een beslissing. Denk aan het wel of niet plaatsen van een flitspaal bijvoorbeeld.

Zo neemt de gemeente geen beslissing op basis van onderbuikgevoel, maar biedt het een oplossing die gebaseerd is op feiten. Meten is weten.

Een datagedreven aanpak zorgt voor wendbaarheid

Met een datagedreven aanpak is een gemeente beter in staat om goed onderbouwde beslissingen te nemen. Ook ben je als ambtenaar wendbaar. Op het juiste moment beschik je namelijk over de juiste informatie. Bedenk als gemeente ook dat je dagelijks met organisaties samenwerkt die ook over data beschikken. Dit vereenvoudigt vaak de communicatie, want beide partijen weten van de hoed en de rand.

Ieder succesvol dataproject begint met een aantal kritische vragen:

1. Welk maatschappelijk vraagstuk wil je oplossen?
2. Wat wil je precies weten?
3. Waarom wil je de vraag beantwoorden?
4. Datagedreven werken is NOOIT een doel op zich. Wij hebben het hier over gegevens waar je als gemeente zorgvuldig mee om moet gaan. Beoordeel kritisch of je wel of niet overgaat tot een datagedreven aanpak.

Laat niks aan het toeval over. Lees de Wegwijzer van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat om precies te leren hoe jouw gemeente op een verantwoordelijke manier een start maakt met een datagedreven manier van werken.

Zie datagedreven werken niet als een tussendoortje!

Goed, nu beschik jij over de basiskennis rondom datagedreven werken. Nu gaan we meer de diepte in. ZCUR vindt het belangrijk dat jij op een informatieveilige manier aan de slag gaat met datagedreven werken. Om datagedreven te werken, is het allereerst belangrijk dat je natuurlijk over data van uitstekende kwaliteit beschikt. Bedenk dus eerst goed van wie de data afkomstig zijn, hoe de gegevens zijn verzameld en of er sprake is van eenduidige definities.

Datagedreven werken, maar alleen veilig

Laat je niet verblinden door de voordelen van data, maar leg de focus in eerste instantie op het realiseren van een informatieveilige omgeving. We hebben het hier namelijk over data van inwoners en werknemers. Een informatieveilige omgeving is cruciaal en dit begint bij een gedragsverandering van medewerkers.

Hieronder een overzicht met zaken waar iedere medewerker op moet letten:

• Waarborgen van privacy en beveiliging. Dat is natuurlijk essentieel. Je wilt niet dat er sprake is van een datalek, omdat iemand bijvoorbeeld een ingevuld inschrijfformulier laat liggen bij een printer. Dan liggen bijvoorbeeld de gegevens van inwoners van een gemeente op straat.
• Denk aan standaardcontracten (verwerkersovereenkomst), een overeenkomst voor het delen van informatie en bedenk ook wat er nodig is in het kader van de AVG. Een beleidskader opstellen voor informatieveiligheid is bijvoorbeeld geen slecht idee. Ook dient de gemeente zich te houden aan de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de Wet basisregistratie personen (Wet BRP).
• Datamanagement! Het goed beheren van data is een cruciale opgave voor organisaties.
• Beheer niet alle data centraal. Dit zorgt voor inflexibel handelen van ambtenaren.
• Bepaal centraal de principes, regels en richtlijnen voor het werken met data. Maak organisatiebreed afspraken wie welke databestanden beheert. Organiseer ook kennisuitwisseling tussen deze functionarissen.
• Koppel je persoonsgegevens over meerdere domeinen. Zoek dan goed uit of hiervoor een wettelijke grondslag bestaat. Wees bijvoorbeeld voorzichtig met het koppelen van inkomensgegevens en data over ondermijning.
• Bepaal vooraf welke gegevens van een dataset nodig zijn. Steeds vaker wordt vooraf bepaald welke gegevens nodig zijn (minimalisatie) en of persoonsgegevens worden zodanig aangepast dat ze niet meer herleidbaar zijn.

We beseffen dat je dit niet in één dag implementeert binnen jouw gemeente. Met onze e-learning creëer jij op een inspirerende manier bewustwording rondom informatiebeveiliging bij jouw medewerkers. Ook voldoe je aan de privacyregelgeving.

Creëer bewustwording en voorkom problemen

Een datagedreven gemeente functioneert alleen goed als iedere ambtenaar op een informatieveilige manier te werk gaat. Anders is de kans op incidenten simpelweg te groot. Wil jij bewustwording creëren onder de ambtenaren binnen jouw gemeente? Neem dan contact met ons op. Bel dan nu met Remon of Eric op 085 06 08 419 of stuur een e-mail naar info@zcur.nl.