Personeelsvolgsystemen en privacy: vraag instemming van de Ondernemingsraad

Wil je als organisatie een personeelsvolgsysteem inzetten zoals camerasystemen of zorgdomotica? Dan is het belangrijk om op tijd de ondernemingsraad (OR) te betrekken. Deze systemen zijn namelijk in staat om medewerkers te ‘volgen’ en maken daarmee een inbreuk op hun privacy. Er is instemming nodig van de OR en wij zien vaak tijdens het maken van DPIA’s dat organisaties het OR niet bij dit proces betrokken hebben.

In dit artikel delen wij waarom de OR instemmingsrecht heeft en wat dat betekent, maar ook wat nou precies een personeelsvolgsysteem is en hoe je dat bepaalt.

Ontdek hoe je privacy risico’s kunt verkleinen en de OR helpt om een weloverwogen besluit te nemen over personeelsvolgsystemen.

Waarom instemming van de OR nodig is

Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij bepaalde besluiten van de werkgever. Dit recht is er om de belangen van werknemers te beschermen, waaronder ook hun recht op privacy.

Vanuit het oogpunt van privacy zijn er twee belangrijke situaties waarvoor de werkgever instemming moet vragen van de ondernemingsraad:

• Regeling voor personeelsvolgsystemen (artikel 27 lid 1 onder l WOR): dit betreft systemen die de aanwezigheid, werktijden of toegang van medewerkers registreren, maar ook systemen die hen ondersteunen bij hun werkzaamheden.
• Regeling voor het gebruik van personeelsgegevens (artikel 27 lid 1 onder k WOR): dit betreft bijvoorbeeld het bijhouden van loonadministratie of het registreren van verzuim; en een

Het instemmingsrecht gaat ver: als de OR niet akkoord gaat, mag de ondernemer de regeling niet uitvoeren. Doet deze dat toch, dan kan de OR de zogenoemde ‘nietigheid van het besluit inroepen’. De OR kan dan naar de kantonrechter stappen. De ondernemer kan op zijn beurt de kantonrechter vragen het besluit toch te mogen nemen.

Wat is een Personeelsvolgsysteem?

Een personeelsvolgsysteem registreert de aanwezigheid, werktijden of toegang van medewerkers en/of ondersteunt medewerkers bij hun werkzaamheden.

Dat klinkt als een vage en open norm en dat is het ook. Het is ook goed om je te realiseren dat de wettelijke regeling dateert uit 1950 en sinds 1979 in de huidige vorm bestaat. De wettekst is dus niet aangepast op de laatste technologische ontwikkelingen.

De autoriteit persoonsgegevens kleedt het begrip wat meer in:

“Een personeelsvolgsysteem is een systeem om de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van werknemers te controleren.”

De wetsgeschiedenis, literatuur en ook de rechtspraak (zie bijvoorbeeld hier) op dit onderwerp benadrukt dat effect van de voorziening, namelijk het monitoren van de werknemers, doorslaggevend is.

Dit geldt zelfs als het systeem een ander doel heeft, zoals het waarborgen van de veiligheid of gezondheid van medewerkers of cliënten. Met andere woorden: het doel waarmee het systeem wordt ingezet is niet doorslaggevend. Doorslaggevend is of je met dit systeem medewerkers kunt volgen.

De wetgever heeft dus een brede uitleg gegeven van het begrip ‘voorziening’. Het doel van deze brede uitleg was om de effectiviteit van de regeling te waarborgen en te zorgen dat de ondernemingsraad voldoende invloed kan uitoefenen bij de implementatie van voorzieningen die werknemers kunnen controleren.

Voorbeelden van personeelsvolgsystemen

Een duidelijk voorbeeld van een personeelsvolgsysteem is een camerasysteem. Daarop kun je een medewerker letterlijk volgen. Soms kan dat het doel zijn, maar soms kan dat ook bijvangst zijn. Bijvoorbeeld als een zorginstelling de camera’s wil inzetten voor patiënten of cliënten, maar daarbij ook werknemers opneemt.

De Autoriteit Persoonsgegevens somt een aantal voorbeelden van persoonsvolgsystemen op:

• Een systeem dat aanwezigheid, tijd en toegang registreert;
• Een track & trace-systeem in (vracht)auto’s, zoals een gps-tracker, black box of boordcomputer;
• Software die bijvoorbeeld toetsaanslagen, e-mailverkeer en/of internetgebruik van werknemers registreert;
• Cameratoezicht op de werkplek;
• Wearables, zoals een smartwatch;
• Een systeem waarin klantcontacten worden bijgehouden;
• Een systeem dat ondersteunt bij het afhandelen van werkzaamheden (workflow- of zaaksysteem);
• Een voorziening binnen een systeem die inzage in (gevoelige) dossiers door werknemers registreert (logging);
• Een systeem dat een pas of badge gebruikt om de aanwezigheid en/of plaats van een werknemer binnen een gebouw te registreren.

In de praktijk zien wij ook nog andere voorbeelden, zoals systemen voor het reserveren van werkplekken of het gebruik van Microsoft 365.

Reserveren van werkplekken

In moderne kantoren worden systemen gebruikt waarmee medewerkers werkplekken (lees: bureaus) kunnen reserveren via een app of digitaal platform. Hoewel dit bedoeld is om efficiëntie te bevorderen, geeft het ook inzicht in de aanwezigheid van medewerkers. Het reserveren van werkplekken kan dus gezien worden als een manier om het gedrag van werknemers te monitoren.

Gebruik van de Microsoft 365-omgeving

Het gebruik van Microsoft 365 biedt medewerkers toegang tot samenwerkingstools zoals Teams, Outlook en OneDrive. Hoewel deze tools bedoeld zijn om samenwerking te vergemakkelijken, kunnen ze tegelijkertijd gegevens opleveren over inlogtijden, documentgebruik en communicatie. Dit biedt inzicht in de werktijden en activiteiten van medewerkers, wat het effect heeft van personeelsmonitoring.

Hoe verklein je privacy risico’s?

De rol van de OR is het bepalen van de privacy risico’s voor werknemers. Ze dienen niet alleen te beoordelen of het systeem de aanwezigheid van medewerkers registreert, maar ook of het systeem proportioneel is en of de genomen privacy maatregelen voldoende zijn.

De werkgever kan maatregelen nemen, zoals het anonimiseren van beelden of het beperken van opnames tot bepaalde werkruimten. Dit doet echter niets af aan de verplichting om instemming te vragen.

In het bekende ‘OR-privacyboekje’ van de Autoriteit Persoonsgegevens is een heel hoofdstuk gewijd aan personeelsvolgsystemen. De AP heeft daarin verschillende voorbeeldvragen opgenomen die de OR kan stellen om te helpen om het systeem te beoordelen. Met name de vragen over de noodzaak tot het gebruik en de vragen of werknemers goed op te hoogte worden gesteld zijn behulpzaam.

Wij zien hier vaak een relatie met een DPIA. In een goede DPIA kijk je namelijk ook naar de noodzakelijkheid van de verwerking, naar maatregelen om privacy risico’s te verkleinen en naar het informeren en de verwachtingen van medewerkers.

Als organisatie kun je de OR helpen in haar besluit door een DPIA te delen. Als het goed is, staan daar namelijk veel antwoorden in op de vragen die zij zullen hebben. Het is slim om dat tijdig te doen, zodat je de OR meeneemt in het proces en niet voor voldongen feiten stelt. Als de OR het gevoel heeft dat zij niet tijdig is aangehaakt, werkt dat meestal averechts.

Hulp nodig? Neem contact op met ZCUR

Het is belangrijk voor werkgevers om zich bewust te zijn van de gevolgen van systemen die personeel kunnen volgen, zelfs als dat niet het primaire doel is. Het begrip personeelsvolgsysteem wordt namelijk breed uitgelegd.

Het is ook belangrijk dat de OR tijdig wordt betrokken. Het OR-privacyboekje van de Autoriteit Persoonsgegevens kan behulpzaam zijn bij het stellen van de juiste vragen.

Verder kan de OR beter een besluit nemen als er een goede DPIA wordt gedeeld.

Wil je even sparren om te kijken hoe we jouw mensen en organisatie verder kunnen helpen? Bel dan met Max (085 06 08 419) of stuur hem een mail via Max@ZCUR.nl.