Een eenvoudig middel om al je collega’s uit te leggen wat van hen wordt verwacht op het gebied van informatiebeveiliging en privacy is een e-learning. Je kunt zelf een e-learning maken, maar je kunt ook een e-learning afnamen bij een leverancier. Maar waar let je op? En wat betekenen termen als SCORM en LTI? Daar gaan we hierna op in.
Waarom een e-learning?
We werken allemaal met gevoelige gegevens. Gegevens van onszelf, maar ook met de gegevens van anderen. Als organisatie wil je die gegevens goed beschermen. Dit kun je niet allemaal met techniek oplossen, de medewerker is daarbij een belangrijke schakel.
Het is het beste om iedere collega persoonlijk bij te praten, maar dat is vaak niet werkbaar. Hoe leg je dan aan je collega’s uit hoe ze het beste veilig kunnen werken? En hoe maak je hun voortgang en kennis inzichtelijk?
Om collega’s te helpen bij het beschermen van gegevens wordt meestal een e-learning ingezet. Vaak is dat een centraal onderdeel van een bewustwording of awareness campagne.
E-learning Informatiebeveiliging? E-learning Privacy? Een combinatie?
Voor professionals die zich bezig houden met informatiebeveiliging en privacy is er een duidelijke scheidslijn. Zo is de manager ICT of de CISO meestal op zoek naar een e-learning over informatiebeveiliging. De Privacy Officer of Functionaris Gegevensbescherming zijn juist meestal op zoek naar een e-learning over privacy.
Je kunt ook beide onderwerpen combineren in één e-learning of meerdere modules door elkaar gebruiken. Voor de meeste medewerkers is het onderscheid namelijk niet van belang.
Soms heb je ook nog hele specifieke modules zoals het kiezen van sterke wachtwoorden of het gebruik van beveiligde e-mail. Het is fijn als je vooraf duidelijk hebt, wat je de collega’s wilt bijbrengen. Misschien heb je daar al een idee bij of zijn er in jullie organisatie bepaalde pijnpunten waarmee je rekening wilt houden.
Doelgroep en inhoud
Het helpt om heel helder te hebben uit welke collega’s de beoogde doelgroep bestaat. Wil je iets aanbieden aan het hele personeel of alleen aan collega’s van de administratie? Aan het management? Of wil je juist kennis verbreden bij de ICT-afdeling van je organisatie?
De keuze voor je doelgroep valt ook samen met de keuze van het materiaal dat je wilt aanbieden. Een e-learning voor het hele personeelsbestand zal vaak een breder karakter hebben, dan een e-learning voor specifieke groepen.
Datzelfde geldt voor de manier waarop je de content aanbiedt. Denk aan de schrijfstijl, zoals het gebruik van meerdere talen of taalniveaus . Of denk aan de leervoorkeuren van een doelgroep. Sommige doelgroepen zijn bijvoorbeeld meer visueel of meer tekstueel ingesteld. Het kan zijn dat je gebruikers beide opties tegelijk wil bieden. Misschien wil je zelfs gebruik maken van gamificatie.
Je kunt ook kiezen voor een e-learning die voor iedereen hetzelfde begint, maar waarin verschillende afslagen en leerpaden zijn opgenomen voor specifieke gebruikersgroepen.
Hosted, SCORM, LTI of de auteurstool
Als je het onderwerp, de doelgroep en de specifieke inhoud helder hebt, kun je verschillende dingen doen. Afhankelijk van of jouw organisatie beschikt over een eigen leerplatform of niet.
Hosted
Als jouw organisatie niet beschikt over een eigen leeromgeving (LMS) dan kun je op zoek gaan naar een e-learning die hosted wordt aangeboden. Je collega’s loggen dan in op een leerplatform op internet, met hun emailadres en doorlopen daar de training. Meestal ontvangen ze aan het einde een certificaat.
Sommige aanbieders bieden ook een SSO-koppeling aan. Dan kunnen je collega’s doorklikken vanuit hun kantooromgeving en hoeven ze niet apart een gebruikersnaam of wachtwoord in te vullen.
Eigen platform: auteurstool
Heeft jouw organisatie een leerplatform dan kun je meestal een eigen e-learning maken met de zogenoemde auteurstool. Je kunt daar dan zelf tekst in typen, plaatjes of filmpjes kiezen en quiz vragen maken voor je collega’s.
Bij het maken van een eigen e-learning is het belangrijk om meerdere disciplines mee te laten kijken. Vraag bijvoorbeeld aan je collega’s van communicatie welke schrijfstijl je het beste kunt hanteren. Of vraag hen om mooie foto’s aan te leveren. Je kunt iemand van ICT betrekken om te kijken of de lesstof overeenkomst met de gebruikerservaring van de medewerker.
Eigen platform: SCORM of LTI?
Als jullie beschikken over een eigen leeromgeving dan kun je niet alleen eigen content maken, maar ook e-learnings van leveranciers daarin aanbieden. Dat kan op grofweg twee manieren: via SCORM of LTI.
SCORM-pakketten kun je inladen in je eigen leeromgeving. Het is een soort PDF- of PowerPoint bestand dat in jouw leeromgeving wordt weergegeven. Als collega’s de e-learning doorlopen komen de resultaten beschikbaar binnen jouw leeromgeving. In vrijwel iedere leeromgeving zie je of iemand geslaagd of niet geslaagd is. Bijna altijd staat daar ook een totaalscore bij. Sommige leerplatforms ondersteunen daarnaast uitgebreide statistieken per vraag.
SCORM is al jaren de standaard in e-learning land. Hoewel er twee verschillende versies zijn (SCORM 1.2 en 2004) verschillen deze niet wezenlijk van elkaar. De recentere SCORM 2004 variant biedt over het algemeen wat meer gebruikersstatistieken. Van SCORM 2004 zijn er vervolgens ook weer 4 edities beschikbaar.
LTI is een techniek die steeds meer terrein wint. LTI is in feite een live-verbinding tussen het leerplatform van de leverancier en dat van jouw eigen organisatie. Als de leverancier aan zijn kant wijzigingen doorvoert in de content, dan zijn die wijzingen direct beschikbaar.
Een veel voorkomend misverstand is dat je bij LTI of SCORM zelf wijzigingen kunt aanbrengen in de leerinhoud. Dat is niet het geval omdat beide gevallen de leverancier de content aanlevert: in een bestand of met een live omgeving.
Investering
Een e-learning kost gemiddeld tussen de € 5 en € 30 per deelnemer.
Dat zijn gemiddeldes, want de prijs is afhankelijk van verschillende factoren, zoals het aantal gebruikers, maar ook van de manier waarop de e-learning wordt geleverd. De prijzen hierboven zijn die van een standaard product. Sommige aanbieders (waaronder ZCUR.nl) bieden ook maatwerk e-learnings aan. Die zijn meestal interessant boven de 200/250 gebruikers.
Van alle varianten die we hierboven hebben besproken, is een e-learning inclusief leeromgeving (hosted) meestal de duurste optie. Dit komt omdat een leverancier naast de inhoud ook de leeromgeving aanbiedt. De leverancier moet die onderhouden en zorgen dat alles goed functioneert. Je kunt de leverancier ook aanspreken als gebruikers niet kunnen inloggen.
LTI is meestal ook kostbaar omdat de leverancier ook in dat geval een leeromgeving in de lucht moet houden waar jullie leeromgeving mee verbindt.
Een levering via SCORM is meestal aantrekkelijk omdat de leverancier de e-learning eenmalig deelt en daarna niet meer actief betrokken is.
De meest voordelige oplossing is om zelf een e-learning te bouwen, al moet je daarbij de tijdsinvestering niet vergeten. Daarnaast bestaan zelf gemaakt e-learnings meestal vooral uit tekst omdat niet alle organisaties zelf animatievideo’s kunnen produceren.
Maatwerk?
Stel je een e-learning voor die eruit ziet alsof deze door jouw eigen organisatie is gemaakt. Met jouw eigen huisstijl, foto’s, teksten en voorbeelden. Dat kan!
Als je een maatwerk e-learning laat maken, spreek dan vooraf een vaste prijs af en leg heel duidelijk vast wat je daarvoor krijgt. Bij veel leveranciers begint de meter te lopen op het moment dat je net wat anders wilt dan je vooraf had begrepen of dat je toch meer aanpassingen wenst.
Vergeet ook niet een concrete doorlooptijd voor de oplevering af te spreken. Verder is het ook belangrijk dat je vooraf weet wat het verder aanbrengen van extra wijzigen kost én hoe lang het duurt voordat die worden doorgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van telefoonnummers of e-mailadressen die je in de e-learning laat opnemen. Of van de namen van applicaties die je gebruikt.
Het is ook belangrijk om te regelen dat je (onbeperkt) gebruiksrecht hebt op de content die je hebt laten ontwikkelen. Het gaat erom dat je ook ‘eigenaar’ wordt van wat je laat maken, zodat je de e-learning ook kunt blijven inzetten als het contract met de leverancier is afgelopen.
Vanuit ZCUR bieden wij deze voor een vaste prijs aan (LINK).
Afsluiting
Als je op zoekt bent naar een e-learning privacy en/of informatiebeveiliging voor jouw organisatie is het belangrijk dat je goed weet waarom je dit middel inzet en aan welke doelgroep je deze aanbiedt.
Denk ook goed na over de inhoud en op welke wijze die inhoud het beste kan worden overgebracht op jouw doelgroep.
Je kunt zelf een e-learning maken, maar je kunt ook een kant-en-klaar producten kopen.
Als je besluit om het wiel niet zelf opnieuw uit te vinden, maar gebruik wil maken van wat er al te koop is, let dan goed op wat je koopt. Koop bij voorkeur een SCORM pakket, of – als je geen leeromgeving in huis hebt – ga voor een hosted variant.
Om te zorgen dat de inhoud goed aansluit bij de praktijk van jouw collega’s en de procedures die bij jullie gelden, kun je het beste gaan voor een maatwerk e-learning. Let er dan wel op dat je de juiste afspraken maakt met je leverancier. Hierboven zijn een aantal punten te vinden waar je rekening mee kunt houden.
Samen met onze klanten, maken wij al jaren maatwerk e-learnings. Maar we bieden ook standaard pakketten aan voor kleinere organisaties.
Wil je weten wat in jouw geval de mogelijkheden zijn? Neem dan contact op met Remon Janssen en hij laat je binnen 15 minuten de verschillende mogelijkheden zien.